Juntar PDF sem enviar o arquivo para a internet

Unir peças em um arquivo só resolve dois problemas de quem protocola: reduz o número de anexos a enviar e garante que a ordem de leitura seja a que você definiu, não a que o sistema do órgão escolher ao listar os arquivos por nome.

Há casos, porém, em que juntar atrapalha. Quando o órgão pede que cada documento seja anexado como uma peça própria, com tipo documental declarado, um PDF único obriga o servidor a desmembrar tudo do outro lado. E quando o conjunto ultrapassa o limite de tamanho aceito no envio, juntar só transforma vários arquivos que caberiam em um único que não cabe.

A regra prática é simples: junte o que é uma peça só, e mantenha separado o que o órgão trata como peças distintas.

O erro mais comum não está na ferramenta, está no nome dos arquivos. Ao selecionar vários documentos de uma vez, o sistema operacional os entrega em ordem alfabética, e alfabeticamente o anexo10 vem antes do anexo2. O documento sai montado fora de ordem, e quem revisa raramente confere página a página antes de protocolar.

Por isso a lista desta ferramenta é reordenável, e o que ela mostra na tela é exatamente a ordem em que as páginas vão aparecer. Antes de gerar o arquivo, leia a lista de cima para baixo e confira se ela reproduz o sumário da peça.

Cada sistema de protocolo tem o seu próprio teto, e eles variam muito mais do que se imagina. No SEI, o limite não é definido pelo sistema, e sim por cada instalação: consultamos uma instalação federal que aceita arquivos de até 5 GB, enquanto manuais de outros órgãos falam em 10 MB ou 30 MB. No Judiciário a dispersão é parecida, e alguns tribunais somam ao limite por arquivo um limite por página.

A consequência prática é que não existe um número universal para memorizar. O valor que vale é o que aparece na própria tela de envio do órgão, junto ao botão de anexar. Se o seu arquivo estourou esse valor, a saída é comprimir ou dividir, e não tentar de novo esperando resultado diferente.

Vários órgãos exigem que documentos digitalizados sejam anexados com texto pesquisável, e no Judiciário essa exigência tem base normativa: a Resolução CNJ 185/2013 trata da digitalização com reconhecimento de texto no processo eletrônico.

Unir arquivos não cria essa camada de texto. Se as páginas vieram de um scanner, cada uma é uma imagem, e continuará sendo uma imagem depois de unida. O reconhecimento de texto precisa ser feito antes, no programa do scanner ou em um leitor de PDF que ofereça a função.