Preparar os arquivos antes de protocolar no órgão

Quando se fala em arquivo recusado, todo mundo pensa em tamanho. Mas há um motivo mais silencioso e bastante frequente: a extensão. Consultamos o serviço de parâmetros de upload de uma instalação do SEI e a lista de formatos aceitos tem trinta e uma extensões, entre elas PDF, PNG, JPG e os formatos abertos de escritório. Arquivos do Word e do Excel não estão nela.

Ou seja: quem anexa um .docx é barrado, mesmo que o arquivo tenha dois kilobytes. A solução é exportar como PDF antes de anexar, e isso não é conversão de qualidade nenhuma: é o próprio Word salvando em outro formato.

É tentador procurar o número mágico, e ele não existe. Na mesma consulta acima, aquela instalação aceitava arquivos de vários gigabytes por documento. Manuais de outros órgãos falam em dez ou trinta megabytes. A diferença não é erro de leitura: o teto é definido por cada instalação do sistema, e não pelo sistema.

Por isso esta ferramenta nunca afirma um limite: ela atribui cada número a uma fonte, com a data em que foi conferido, e diz quando o dado é apenas referência inicial. O valor que realmente vale é o que aparece na tela de envio do órgão, junto ao botão de anexar, e é ele que você pode informar aqui.

Comprimir ou dividir um PDF já assinado digitalmente invalida a assinatura, porque qualquer reescrita do arquivo quebra a integridade que a assinatura atesta. Não há truque que contorne isso, e a ferramenta recusa a operação em vez de entregar um documento com assinatura inválida.

A sequência que funciona é sempre a mesma: junte as peças, organize, comprima ou divida até caber, numere se for o caso, e só então assine. A folga de 5% que a ferramenta aplica sobre o limite existe justamente porque a assinatura acrescenta bytes ao arquivo depois de tudo isso.